В программе 1С:Зарплата и Управление персоналом 8 (ЗУП) работают 3 категории пользователей:
1. Кадровая служба (планирование, подбор и учет кадров);
2. Бухгалтерия (расчет заработной платы и налогов/взносов);
3. Руководство компании (анализ показателей эффективности работы сотрудников).
1. Кадровый учет ведется с момента начального собеседования с каждым кандидатом. В случае положительного решения сотрудники кадровых служб предприятия зафиксируют в программе приказ о приеме на работу и назначенной формы оплаты труда, затем будут учитываться:
· все перемещения и должностные изменения в течение пребывания на данном предприятии,
· ежегодные отпуска и учет невыходов по уважительным и неуважительным причинам,
· совмещения и поощрения,
· увольнение и выплата выходного пособия.
Программа позволяет регулировать процесс обучения персонала по его результативности, проводить анкетирование сотрудников, оценивать затраты на обучение по динамике изменений компетенций после обучающего мероприятия.
Для предприятий с большой «текучкой» кадров и ситуациями постоянных приходов и увольнений одних и тех же сотрудников предусмотрено ведение справочника Физических лиц. Программа сама отслеживает работников, которые неоднократно увольнялись и вновь принимались на работу, предупреждает кадровика об этой ситуации и проставляет автоматически данные о стаже таких сотрудников в сведения по персонифицированному учету.
2. Расчет заработной платы ведется для всех категорий сотрудников и лиц, нанятых по договорам на различных условиях. Все начисление зарплаты и расчет налогов производится автоматически. Задача расчетного бухгалтера – своевременно и внимательно вносить условия для этого расчета –утвержденные приказы по предприятию относительно сотрудников (приемы, увольнения, перемещения, предоставление отпуска и т.п.) , действующие календари и графики работы, справки, предоставляемые работниками и листки нетрудоспособности.
При начале работы компании и наличии небольшого числа сотрудников достаточно купить 1С Бухгалтерия – программу, в которой наряду со всеми участками учета начисляется заработная плата, ведется учет начисленных налогов и взносов с возможностью автоматического формирования форм и файлов регламентированной отчетности. Однако по сравнению с программой 1С:Зарплата и Кадры в части учета персонала функционал программы 1С:Бухгалтерия очень ограничен. Рекомендуется формировать документы по расчету заработной платы именно в ЗУПе и переносить уже готовые данные по сотрудникам в основную бухгалтерскую базу. Для этого предусмотрена выгрузка документов расчета зарплаты и налогов в программу 1С Бухгалтерия 8. Можно выгружать данные по каждому сотруднику и в виде сводных данных. Для этого необходимо в обработке настройка 1С указать программу бухучета, в которую будут выгружаться данные и режим выгрузки проводок.
Немаловажное значение для сотрудников бухгалтерии, занимающихся расчетами зарплаты, имеет правильный и своевременный расчет налогов, а также подготовка и сдача отчетности в Налоговую инспекцию и в фонды (ПФР и ФСС). Все эти действия программа выполняет автоматически и в соответствии с Законодательными актами. Своевременное обновление 1С дает возможность работать только с актуальными формами отчетности и позволяет рассчитывать пособия и отчисления по действующим нормативным актам. В случае, если возникает необходимость пересчета каких-либо данных «задним» числом или пересдачи отчетности за предыдущие периоды автоматически подключается действующие для заданного периода отчета формы и способы расчетов. Таким образом, программа 1С:Зарплата и Управление персоналом 8 является гарантом того, что отчетность и налоги сформируются правильно, предприятие не будет нести убытки из-за штрафов и пеней.
4. Руководство компании имеет возможность оценить ситуацию с кадровым учетом по следующим показателям:
· состояние и исполнение кадрового плана (соотношение запланированных вакансий к заполненным);
· эффективность кадровой службы по ряду показателей (коэффициент качества отбора, количество обученных сотрудников, коэффициент набора персонала, средняя продолжительность закрытия вакансий);
· затраты на подбор персонала в заданный промежуток времени.